Hoe krijg je meer gedaan op 1 dag? Tips voor meer focus en productiviteit

Het Freedom journal van John Lee Dumas is een soort agenda/dagboek dat je kan helpen om een doel te bereiken in 100 dagen. Je moet het ’s morgens en ’s avonds invullen, geeft je tips en laat je nadenken. Zo moet je bvb. iedere ochtend invullen waarvoor je dankbaar bent en wat je die dag wil doen om je doel te bereiken. En ’s avonds wordt er gevraagd welke positieve dingen je die dag hebt meegemaakt, waar je tegenaan gelopen bent en hoe je dit zou kunnen oplossen. Het feit dat je iedere dag opnieuw moet opschrijven wat je doel over 100 dagen is, zorgt dat je focus houdt.

 

Door vroeg op te staan kan je al een aantal taken uitvoeren waarvoor je concentratie en focus nodig hebt, zoals mails beantwoorden, verslagen schrijven of lezen. Door dit zo vroeg te doen kan je rustig werken zonder gestoord te worden, heb je de volledige focus en energie van de ochtend en hiervan krijg je een positief voldaan gevoel omdat je al een aantal belangrijke taken hebt afgerond nog voordat je normale werkdag begonnen is. Als je zo vroeg opstaat, is het wel belangrijk dat je op tijd je bed ingaat, liefst tussen 21:30 en 22:30.

 

Verklein de taak
Heb je een idee of voornemen, maar begin je er niet aan omdat het je te overweldigend lijkt? Breek het idee dan op in kleine stukken. Is je grote droom bijvoorbeeld om een boek te schrijven? Maar begin je er niet aan omdat je voornamelijk een hele berg werk op je af ziet komen? Splits de taak dan op in kleine stukken en doe iedere dag iets kleins. Iedere kleine stap in de goede richting is beter dan stil te blijven staan. Je kan bijvoorbeeld al eens op internet zoeken hoe je het kan aanpakken om een boek te schrijven. Typen of inspreken, zelf uitgeven of laten doen, ebook of papieren versie. Je kan een titel bedenken, een doelpubliek zoeken, een plaats om het te verkopen. Dit lijken allemaal pietluttige details, maar zijn wel van belang voor jouw droom en helpen je alweer een heel eind vooruit. Voor het eigenlijke schrijven van je boek kan je jezelf opleggen om gedurende een bepaalde periode iedere dag 1 tot 5 pagina’s te schrijven. Dit verkleint ook weer de taak en de druk.

Dit is een bewezen techniek om meer productiviteit te krijgen. Je kiest een taak waaraan je 25 minuten zonder afleiding werkt. Hierna volgt een pauze van 5 minuten waarin je iets anders doet, bvb, even iets nemen om te drinken, naar het toilet. Dit doe je 4 keer na mekaar en hierna volgt een langere pauze van 15 – 30 minuten. Er werd aangetoond dat bij deze techniek de aandacht en focus slechts geleidelijk afnemen, terwijl deze, indien je aan 1 stuk door blijft werken, heel drastisch afnemen. Je denkt nog productief bezig te zijn, terwijl je eigenlijk maar aan het ‘aanmodderen’ bent. Deze techniek verlaagt ook de drempel om aan een taak te beginnen, want het is toch ‘maar’ voor 25 minuten. Je kan het eigenlijk voor alles gebruiken. Onaangename taken zoals onkruid uitdoen of strijken worden plots een stuk minder overweldigend. Wat werkt voor jou meer motiverend? Een x aantal keer 25 minuten onkruid uitdoen of strijken? Of de volledige tuin of een volledige wasmand afwerken?  Er bestaan pomodoro-apps om op je smartphone of laptop te installeren, die aangeven wanneer je pauzes mag nemen.

 

Als je met de pomodorotechniek aan de slag gaat, ben je echt 25 minuten geconcentreerd bezig en is het dus belangrijk dat je niet gestoord wordt. Zet daarom je gsm op stil en zet de berichtmeldingen van allerlei apps uit of op stil zodat ze je niet uit je concentratie kunnen halen. Beter nog is om bepaalde apps, zoals facebook, gewoon niet op je gsm te zetten en om emails op vaste tijdstippen van de dag te lezen.

 

Dit is een handige app voor mensen die graag lijstjes maken en taken willen doorstrepen. Met deze tool kan je lijstjes maken, taken afvinken als ze voltooid zijn en in de lijst zoeken. Je kan taken taggen met bvb. een datum en als je dan op die datum zoekt, zie je direct wat je voor die bepaalde datum allemaal moet doen. Of je kan je taken taggen met een bepaald onderwerp, bvb. opvolgen of nieuwsbrief. Hierdoor krijg je een mooi overzichtje van alle taken per specifiek onderwerp.

Het handige aan workflowy is dat je het zowel op je smartphone als op je laptop kan installeren, waardoor je je lijstje overal bij je hebt en het dus niet op post-its of in je agenda hoeft te zetten.

 

Wil je graag een idee, droom of taak uitvoeren, maar weet je niet hoe eraan te beginnen? Laat je coachen! De coach gaat je niet zeggen hoe je iets moet doen. Hij/zij gaat je wel op pad helpen en je laten ontdekken welke capaciteiten er in jezelf zitten om je taak, droom of idee tot een goed einde te brengen. Voor veel mensen helpt het om verantwoording af te leggen bij iemand anders, waardoor ze meer geneigd zijn om door te zetten of vol te houden.

 

Maak een weekmenu met boodschappenlijstje. Dit bespaart heel wat tijd, frustratie en geld. Door op voorhand te weten wat je gaat klaarmaken kan je die dag focussen op wat belangrijk is. Met een gericht boodschappenlijstje ben je veel sneller weer uit de winkel en neem je ook niet iedere keer hetzelfde mee. Je bespaart geld doordat je enkel meebrengt wat nodig is en hierdoor ook minder weggooit. Je hebt altijd de juiste ingrediënten in huis en het eten staat sneller op tafel omdat je op voorhand al weet wat je gaat maken. Maak het lijstje bvb. iedere donderdag, zodat er vrijdag of zaterdag gewinkeld kan worden. En voeg ook regelmatig eens een recept toe dat je nog nooit geprobeerd hebt. Dit zorgt voor afwisseling en (soms) aangename verrassingen.